Wird im Mailumfeld der Firma Deiner Frau ein eigener Exchange Server benutzt?
Wenn ja, dann werden alle Element dorthin übermittelt und gespeichert. Da sie personalisiert sind, kann man sie von jedem beliebigen Rechner im Firmennetz auf jeden Outlook Mail-Client abrufen:
Lies auch mal in der Hilfe von Outlook bezüglich "Informationen über Datendateien"
Auszug:
Informationen über Datendateien
Wenn Sie Nachrichten, Termine, Aufgaben und Journaleinträge erstellen, speichert Microsoft Outlook die Informationen in einer Datendatei auf Ihrem Computer. Die Datendatei wird als Persönliche Ordner-Datei (PST) bezeichnet, weil sie lokal mit der Erweiterung PST gespeichert wird. Die PST-Datei ist gegenüber früheren Versionen unverändert geblieben und mit Outlook 2000, 98 und 97 kompatibel.
Wenn Sie Microsoft Exchange Server verwenden, werden Ihre E-Mail-Nachrichten, Ihr Kalender und andere Elemente an den Server übermittelt und dort auch gespeichert. Wenn Sie nicht Microsoft Exchange Server verwenden, werden Ihre E-Mail-Nachrichten, Ihr Kalender und andere Elemente lokal an eine Persönliche Ordner-Datei (Outlook.pst) übermittelt und darin gespeichert. Outlook.pst ist die Standarddatendatei.
Organisieren oder Sichern von Elementen mit einer Datendatei
Sie können weitere Datendateien erstellen, wenn Sie möchten, um Outlook-Elemente in speziellen Ordnern zu organisieren. Sie können beispielsweise alle Nachrichten von einer bestimmten Firma in einer eigenen Datendatei speichern. Beim Erstellen der Datendatei können Sie für die Datei einen beliebigen Namen verwenden. Der Standardname ist Persönliche Ordner(1).pst, Persönliche Ordner(2).pst usw. Sie können einen beliebigen Namen für den Ordner verwenden, der der betreffenden Datendatei zugeordnet ist. Der Standardname für den Ordner, der in der Outlook-Ordnerliste angezeigt wird, ist Persönliche Ordner.
Sie können auch "AutoArchivierung" verwenden, um Elemente in eine Archivdatei (Archive.pst) zu verschieben. Im Gegensatz zum Exportieren, wobei die ursprünglichen Elemente in die Exportdatei kopiert, aber nicht aus dem aktuellen Ordner entfernt werden, werden die Elemente beim Archivieren in die Archivdatei kopiert und anschließend aus dem aktuellen Ordner entfernt. Mit der "AutoArchivierung" können Sie einen Zeitplan einrichten und in festgelegten Intervallen mehrere Ordner gleichzeitig archivieren.
Das Dienstprogramm PST Backup ermöglicht Ihnen die Erstellung einer exakten Kopie (im selben Dateiformat) einer PST-Datendatei, das Kopieren der Sicherungsdatei auf Ihre Festplatte oder auf eine Netzwerkfreigabe und die Festlegung eines Zeitintervalls, innerhalb dessen Outlook Sie zur Sicherung einer Datei auffordern wird. Verwenden Sie die Sicherungsdatei zum Wiederherstellen der aktuellen PST-Datei, falls diese einmal beschädigt oder gelöscht werden sollte. Um das Dienstprogramm zu verwenden, müssen Sie es von der Microsoft Outlook-Downloadsite downloaden.
Wenn Sie Elemente aus einer Persönlichen Ordner-Datei entfernen, verringert sich die Dateigröße erst, wenn Sie die Datei komprimieren. Weitere Informationen erhalten Sie unter dem Thema "Verringern der Größe einer Datendatei".
Verteilen von Informationen mit einer Datendatei
Sie können mit einer Datendatei Informationen, wie z. B. Kontakte, auf einem anderen von Ihnen genutzten Computer oder den Personen, mit denen Sie arbeiten, zur Verfügung stellen. Die einfachste Möglichkeit hierfür ist das Exportieren (Kopieren) der Informationen in eine PST-Datei unter Verwendung des Import/Export-Assistenten.
Speicherorte von Datendateien
Informationen darüber, wo Standardspeicher- und Zusatzdatendateien in den verschiedenen Versionen von Microsoft Windows gespeichert werden, finden Sie im Thema "Speicherorte von Outlook-Dateien". Beachten Sie die folgenden Punkte:
Sie können eine Datendatei an einem anderen Ort (im Gegensatz zu der Datei, die Sie als Standardinformationsspeicher verwenden) auf Ihrer Festplatte, auf einer Diskette oder auf einer Netzwerkfreigabe sowohl speichern als auch sie dorthin kopieren und verschieben. Denken Sie jedoch immer daran, dass Sie Lese-/Schreibberechtigungen benötigen, um Persönliche Ordner-Dateien (PST) von einer Netzwerkfreigabe öffnen zu können.
Falls Sie auf eine Datendatei zugreifen müssen, die sich auf einer Netzwerkfreigabe oder einem anderen Computer befindet, schließen Sie alle Programme, die die Datei eventuell verwenden. Auf eine Datendatei kann lediglich ein Benutzer oder ein Programm gleichzeitig zugreifen.
Die PST-Datendatei unterstützt keine schreibgeschützten Medien.
Nur von Ihnen erstellte Datendateien werden im Dialogfeld Outlook-Datendateien angezeigt (Menü Datei, Befehl Datendateiverwaltung). Die Standarddatendatei, Outlook.pst, wird in der Liste nicht angezeigt.
Sicherheit von Datendateien
Beim Erstellen einer PST-Datei können Sie der Datei ein Kennwort zuweisen. Auch wenn Sie das Kontrollkästchen Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern aktivieren, sollten Sie sich das Kennwort notieren, falls Sie die PST-Datei auf einem anderen Computer verwenden.
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