Hallo!
Das dürfte daran liegen wie die erstellt werden.
Möglicherweise wird zum Erstellen der Mails ein HTML-Programm benutzt, das keine Umlaute kennt bzw. für den Deutschen Markt nicht vorgesehen ist. Solche Programme erstellen automatisch die HTML-Mail. Und wenn das Programm Schwächen hat, dann wirkt sich diese Schwäche eben auf Outlook aus.
Oder es werden die falschen Masker eingesetzt, die Outlook nicht kennt. Für das Ü gibt es zwei Masker. Einmal die HTML-Maske ü (kleines ü) bzw. Ü (großes), und es gibt die UNICODE-Maske Ü für das große Ü bzw. ü für das kleine ü. Und wenn Outlook eines davon nicht kennt bzw. nicht korrekt erkennen kann, dann werden Umlaute durch "Platzhalterzeichen" ersetzt.
Gruß, René