Hallo Christoph,
da sprichst Du ein "heisses" Thema an, an dem schon viele verzweifelt sind. Ich habe Kollegen, die mit 2GB grossen pst-Files rumkämpfen und ihre Mails nicht wiederfinden.
Das Grundsatzproblem ist einfach, dass Outlook eine völlig andere Dateistruktur hat als das, was Du Dir z.B. unter Eigene Dateien anlegen kannst. Das ist auch ein Grund dafür, warum man keine Gruppen einfach in eigene Dateien kopieren kann (das geht tatsächlich nur innerhalb von Outlook).
Ich arbeite seit Jahren sehr zufriedenstellend mit folgendem System:
Unter Eigene Dateien habe ich eine an meine Bedürfnisse angepasste Ordnerstruktur. In Outlook habe ich mir eine Systematik mit Hilfe mehrerer Outlook-Datendateien aufgebaut.
Neben den Standard-Ordnern habe ich eigene Datendateien für z.B. folgende Themen angelegt:
- Personen (für die Leute mit denen ich regelmäßige maile) mit den entsprechenden Unterordnern nach Namen
- Infos (wenn ich per Mail regelmäßige Infos bekomme) mit den entsprechenden Unterordner nach Thema
- Projekte mit entsprechenden Unterordnern für jedes Projekt
Die Liste ließe sich beliebig lang fortsetzen. Ob Du mit einem oder 50 pst-files arbeitet, ist Outlook eigentlich völlig egal, wobei ich Dir empfehlen würde, alle selbst erstellten pst-dateien in einem eigenen Verzeichnis unter Eigene Dateien anzulegen und nicht in irgendeinem Programm-Pfad unter C:\Benutzer\??? stehen zu lassen (ist sehr hilfreich, wenn das System mal neu aufgesetzt werden muss, Eigene Dateien werden in der Regel gesichert, aber so Geschichten wie pst-files oder Internetbrowser-Einstellungen gerne vergessen und dann ist das Chaos perfekt). Diese Dateien kannst Du auch mit der Jahreszahl versehen, dann kann man sie irgendwann einmal einfach als aktive Datendatei wegklicken und Outlook damit entlasten.
Das Ganze macht natürlich nur dann Sinn, wenn ich meine Mails auch zeitnah in diese Ordner einsortiere (oder per eingerichteter Regel gleich da hinein fliegen lasse).
Bei Mails mit Anhängen (ich meine jetzt die wirklich sinnvollen Anhänge und nicht die ganzen "kennst Du den schon" oder "was habe ich hier gelacht") entscheide ich, ob ich den Anhang in Outlook belasse oder zum dem entsprechenden Thema unter Eigene Dateien abspeichere.
Beispiel: Ich soll eine Präsentation vorbereiten und bekomme dafür aus allen Ecken und Kanten Informationen, die ich in der Präsentation verarbeiten soll. Unter Eigene Dateien gibt dann einen eigenen Ordner für diese Präsentation mit einem Unterverzeichnis Input. Wenn ich jetzt per Mail was bekomme, dann speichere ich die komplette Mail in dieses Input-Verzeichnis, damit habe ich nicht nur die Infos an der richtigen Stelle, sondern sehe auch, wer hat mir was und wann zu diesem Thema gesendet. In Outlook selbst wird die Mail gelöscht. Wenn ich nach solchen Informationen frage, dann heisst meine Mail an die Kollegen z.B. Bitte um Informationen für .... Auch diese "Frage"-Mail kommt in den Inputordner. Wenn ich jetzt eine Antwort abspeichere (am besten immer als msg-Objekt) dann klicke ich bei der Frage nach dem Speicherort dann in dem Ordner Input auf meine "Frage"-Mail und ändere den Test dann von "Bitte um Informationen für ..." in "Information für ..... von...). Klappt seit Jahren sehr gut und macht das Umbennenen sehr einfach.
Ledier wissen viel zu wenige, dass man die Betreff-Zeile einer Mail beliebig verändern kann. Ich liebe z.B. diese ewigen Mails mit der Betreffzeile: RE.,RE:,RE:,RE.;usw. usw. Wobei wir noch wenigstens ein klein wenig Abwechslung haben, da unsere ausländischen Kollegen mit dem englischen Outlook arbeiten, dann mischen sich auch noch ein paar AW: dazwischen. Traumhaft, zudem ändern sich dann in diesen Kettenmails auch noch auf einmal die Inhalte, was dann das Chaos perfekt macht, weil man nicht mehr weiss unter welcher Überschift man welches Thema suchen muss.
Einfaches Beispiel: Ich sende meinem Chef eine Mail mit folgender Betreffzeile: "Bin morgen im Home Office". Worauf er antwortet: "Alles klar, aber können Sie bitte noch kurz folgende Frage beantworten....." Per Antworten gebe ich ihm die betreffende Information. Eigentlich simpel und alltäglich. Jetzt leitet er aber meine Antwort an andere Leute weiter. Immer noch normal, bloß dass im Betreff weiterhin steht "Bin morgen im Home Office". Die anderen wiederum antworten auf diese Mail oder senden sie ebenfalls weiter. Glaube bitte nicht, dass da jemand den Betreff ändert. Wie willst Du eine solche Information jemals wiederfinden?
Ich habe auch sehr gute Erfahrungen mit 2 Datendateien in Outlook gemacht, die ich jedes Jahr neu erstelle, z.B. "2009 gesendet" und "2009 gelöscht". Hört sich paradox an, hat mir aber schon mehr als einmal "den Hals gerettet".
Meine beiden größten Bitten an Microsoft sind:
1. Entfernt bitte den dämlichen Button "Allen antworten"
2. Verdrahtet hart im Programmcode eine Regel, dass eine Mail nicht mehr als zweimal weitergeleitet werden darf.
Manchmal wünsche ich mir einen unserer uralten Nadeldrucker mit Endlospapier wieder, damit man diese unzähligen x-mal weitergeleiteten Mails auch ausdrucken kann.
Gruß
56Rolli
56Rolli
